Звірка з контрагентами: важливість та можливості Ordage
Контрагенти вимагають більше грошей, ніж заплановано❓
Приїхав товар, але не той, що ви замовляли❓
Умови надання продукції виявилися зовсім не тими, на які ви домовилися❓
Абсолютна більшість розбіжностей в процесі комерційної діяльності вирішується дуже просто: звіркою з контрагентами. Що це таке, навіщо це вашому підприємству та як це полегшить ваші бізнес процеси, розберемо в статті.
Звірка з контрагентами: що це?
Звірка з контрагентами — це процес, в ході якого здійснюється порівняння взаємних вимог та зобов'язань підприємства та його контрагента на основі укладеного договору. Ця процедура дозволяє виявити та усунути розбіжності між власними даними підприємства та даними контрагента.
Взаємні вимоги та зобов'язання можуть включати розрахунки з контрагентами за товари чи послуги, кредити, аванси, інвестиції тощо. Звірка проводиться на основі порівняння вихідних документів та даних бухгалтерського обліку обох сторін.
Процес звірки допомагає забезпечити точність і правильність обліку взаємних розрахунків, виявити та виправити помилки в обліку контрагентів і ТМЦ, отриманих/направлених до них, а також уникнути спорів та непорозумінь між підприємством і контрагентами. Він також допомагає підтримувати точний облік і планування фінансових ресурсів підприємства.
Цей процес має особливо велике значення для компаній, що мають велику кількість контрагентів або значний обсяг взаємних розрахунків.
Навіщо потрібна звірка з контрагентами?
Перш за все, звірка допомагає визначити розбіжності, які можуть виникнути через помилки або непорозуміння. Це може бути недовантаження, перевантаження, зміна цін, неузгодженість оплати та інше.
По-друге, звірка з контрагентами важлива для підтримки правильного обліку боргів та вимог. Вона допомагає визначити точну суму, яку підприємство повинне своїм постачальникам, або яку йому повинні його клієнти. Також цей процес важливий для визначення фінансового стану підприємства.
Останнє, але не менш важливе, звірка допомагає підтримувати стабільні відносини між підприємством та його контрагентами. Вона гарантує, що всі фінансові розбіжності вирішуються вчасно і відповідно до домовленостей.
Коли потрібно робити звірку з контрагентами?
- При виявленні неузгодженості даних: Якщо ваші записи про фінансові операції з контрагентом не співпадають з їх записами, це може бути індикатором потреби в звірці. Наприклад, якщо ваш баланс кредиторської чи дебіторської заборгованості не збігається з балансом, який вказаний контрагентом.
- Перед плануванням додаткових операцій: Перед тим, як планувати великі закупки, інвестиції або інші важливі фінансові операції з контрагентом, рекомендується провести звірку, щоб уникнути можливих непорозумінь чи помилок.
- Перед закриттям річного обліку: Щорічна звірка з контрагентами — це стандартна практика бухгалтерського обліку перед закриттям фінансового року. Це дозволяє уточнити всі взаєморозрахунки і забезпечити точність річної фінансової звітності.
- При наявності сумнівів щодо точності даних: Якщо ви підозрюєте, що ваші дані про взаєморозрахунки з контрагентом можуть бути неточними або застарілими, це також є вичерпним мотивом для звірки.
- Коли ви виявляєте помилки в обліку: Якщо ви виявляєте помилки у своїх облікових записах, звірка дозволить вам виправити їх і забезпечити точність вашої бухгалтерії.
- При зміні контрагента: Якщо ваш контрагент змінює власника, бухгалтера або іншу важливу особу, яка відповідає за фінансові операції, це також може бути гарним часом для звірки, щоб переконатися, що всі дані ще актуальні і обидві сторони мають однаковий розуміння статусу взаємних розрахунків.
Звірка з контрагентами - це важливий процес, який включає перевірку та порівняння взаємних рахунків із співробітниками або клієнтами. Проте, цей процес може мати свої виклики та складнощі.
Що ускладнює (або й зовсім унеможливлює) звірку з контрагентами:
💢 Відмінні системи обліку: Різні організації можуть використовувати різні системи обліку, що ускладнює порівняння і звірку даних.
💢 Невідповідність в даних: Можуть бути розбіжності в даних між двома організаціями через помилки введення даних, пропущені записи або інші проблеми.
💢 Затримка в обміні даними: Часто інформація обмінюється зі затримкою, що може ускладнити процес звірки.
💢 Несумісність форматів даних: Різні формати даних між системами можуть створити проблеми при спробах порівняння інформації.
💢 Відсутність документального підтвердження: Якщо документи, що підтверджують транзакції, відсутні або неповні, це може ускладнити звірку.
💢 Зміна контрактних умов: Якщо умови контракту змінюються протягом терміну дії, це може викликати плутанину і проблеми з звіркою.
💢 Великий обсяг транзакцій: Коли великий обсяг транзакцій виконується в короткий проміжок часу, це може утруднити ведення обліку та звірку.
💢 Непостійність валют: Коливання валют можуть створити розбіжності між оцінками сторін.
💢 Людський фактор: Невеликі помилки, забуття або просто недбалість можуть призвести до великих розбіжностей в даних, що потребують звірки.
Усі ці складнощі можуть затримувати процес звірки, але з правильними інструментами та процедурами, більшість з них легко подолати.
Звірка з контрагентами в Ordage — це просто!
Ordage — сучасна і зрозуміла платформа для управління бізнес-процесами, надає інструменти для здійснення ефективної звірки з контрагентами. За допомогою Ordage ви можете легко відслідковувати всі транзакції, що проводяться з контрагентами, включаючи продажі, покупки, витрати та оплату. Дані синхронізуються в режимі реального часу, що забезпечує точність і актуальність інформації.
Крім того, Ordage дозволяє генерувати звіти про звірку з контрагентами, які ви можете відправити своїм контрагентам для перевірки. Це значно спрощує процес звірки та допомагає уникнути непорозумінь та помилок.
Звірка з контрагентами — важливий, необхідний, але з Ordage — швидкий та простий процес. Спробуйте весь функціонал Ordage без оплати або отримайте безкоштовну консультацію щодо можливостей Ordage для вашого бізнесу.