Інвентаризація на підприємстві: необхідність, порядок та складнощі проведення
Інвентаризація – це процес, що включає у себе перевірку кількості та стану матеріальних цінностей. Незалежно від сфери діяльності та розміру підприємства, інвентаризація — необхідний елемент управління ресурсами та забезпечення фінансової прозорості.
Інвентаризація: кому і для чого?
Кожне підприємство, що використовує матеріальні ресурси в своїй діяльності, має здійснювати регулярну інвентаризацію. Інвентаризація дозволяє провести аудит активів компанії, документально підтвердити їхню наявність, а також переконатися, що вони відповідають всім встановленим критеріям.
Цей процес дозволяє перевірити фізичну присутність активів, повноту врахування зобов’язань, а також витрат, що мають бути розподілені на майбутні періоди. Це також включає виявлення розбіжностей між фактичними та бухгалтерськими даними, а також виявлення активів, які частково знецінилися.
Усі активи і зобов’язання компанії підлягають оцінці, незалежно від того, де вони знаходяться. Це включає предмети, передані в оренду, предмети, які наразі перебувають на стадії модернізації, а також активи, що знаходяться на стадії ремонту чи зберігаються.
Інвентаризація пропонує ряд переваг, які мають важливе значення для бізнесу:
- Підвищення прозорості бізнес-операцій. Інвентаризація дозволяє підприємствам мати точне розуміння їхніх активів, усунути розбіжності і забезпечити прозорість обліку.
- Забезпечення точності бухгалтерського обліку. Проведення регулярної інвентаризації гарантує, що ви будете отримувати повну і об'єктивну інформацію про діяльність і запаси підприємства.
- Контроль над рухом товарів. Це особливо важливо для підприємств, які залежать від великої кількості товарних запасів.
- Виявлення та запобігання крадіжкам. Регулярні перевірки можуть допомогти виявити незаконні дії та запобігти потенційним втратам.
- Планування закупівель. Розуміння стану запасів допомагає в плануванні бюджету і стратегії закупівель.
Як часто і коли проводити інвентаризацію?
Частота проведення інвентаризації залежить від специфіки бізнесу та вимог законодавства. Тут декілька орієнтирів:
- Щорічна перевірка. В більшості випадків інвентаризація проводиться не рідше, ніж один раз на рік.
- Щоквартальні або щомісячні перевірки. Для деяких галузей, особливо тих, що мають великий оборот товарних запасів, частіша інвентаризація може бути необхідною.
- Несподівані перевірки. Це може бути корисно у випадку аудитів, зміни керівництва або підозрі на внутрішні зловживання.
- Створення графіка інвентаризації. Це допоможе забезпечити, що процес відбувається регулярно та вчасно.
- Інтеграція з бізнес-циклами. Часто інвентаризація проводиться в кінці фінансового періоду або після великих операцій.
Чи є встановлений порядок інвентаризації?
Так, і, зазвичай, він включає:
- Планування. Визначення цілей, складання графіка і вибір методів інвентаризації.
- Підготовка. Тут потрібно забезпечити наявність необхідних ресурсів та надати персоналу відповідні інструкції.
- Проведення. Стадія, на якій фактично відбувається перерахування та збір даних.
- Аналіз. Досліджуються отримані дані, виявляються розбіжності та висуваються рекомендації щодо подальших дій.
- Звітність. Останній етап включає підготовку звітів та інших документів для аудиту або внутрішнього контролю.
Проблеми підприємств при проведенні інвентаризації
💢 Час і ресурси. Інвентаризація може бути витратною та часомісткою операцією, що тимчасово блокує основну діяльність підприємства.
💢 Людський фактор. Помилки, недбалість або навмисне викривлення даних можуть призвести до неправильної оцінки.
💢 Складності управління даними. Не завжди легко зберігати, обробляти і аналізувати великі обсяги інформації.
💢 Питання безпеки. Захист даних і конфіденційності інформації завжди важливе питання, яке не завжди закривається.
💢 Неадекватне планування. Брак чіткого плану може призвести до непродуктивного процесу інвентаризації.
Інвентаризація на підприємстві — легко, якщо з Ordage
Ordage — сервіс складського та виробничого обліку, який може допомогти підприємствам вирішити багато з вищезгаданих проблем:
✅ Автоматизація процесу. Ordage дозволяє автоматизувати багато аспектів інвентаризації, що заощаджує час і ресурси.
✅ Підвищення точності. Зменшення людського фактора в процесі підвищує точність даних.
✅ Ефективне управління даними. Сервіс Ordage забезпечує безпечне зберігання та аналіз даних.
✅ Захист даних. Ordage використовує сучасні технології для захисту конфіденційності і безпеки інформації.
✅ Планування та контроль. Ordage допомагає у створенні графіків інвентаризації та слідкує за їх виконанням.
Підготовка до обліку: імпорт файлу з інвентаризацією
Як провести інвентаризацію з Ordage
Ordage – це інструмент, який допомагає вирішити багато проблем, пов'язаних з облікна сучасних підприємствах. Сервіс надає можливість автоматизації процесів обліку, контролю та аналізу товарообігу. Ordage дозволяє значно зменшити кількість помилок, зв'язаних з людським фактором, оптимізує час на проведення інвентаризації та полегшує підготовку відповідної документації.
Спробуйте весь функціонал Ordage без оплати або отримайте безкоштовну консультацію щодо можливостей Ordage для вашого бізнесу - https://my.ordage.com/page/register_form