Складський облік: Excel чи спеціальна програма?
Типові питання підприємців малого та середнього бізнесу, зав’язаного на товарах чи виробництві:
❓Чи потрібен мені складський облік? Якщо так, то як його почати?
❓Вистачить старого доброго Excel чи мені потрібна спеціальна програма?
❓Я впораюся в питаннях обліку сам чи мені потрібна допомога професіонала?
Якщо ці питання хвилюють і вас, ви у потрібному місці. Ми — спеціалісти зі складського обліку і усього за 7 хвилин висвітлимо основні питання, що мають суттєвий вплив на ваш бізнес.
Навіщо мені складський облік?
- Контроль над запасами: Тільки здійснюючи товарний облік ви зможете відстежувати фактичну кількість товарів на складі/підприємстві/в магазині, уникнути нестачі або перевищення/псування запасів, що неминуче веде до фінансових втрат.
- Планування замовлень: Ефективний облік товарів дає змогу керувати процесом замовлення і доставки товарів. Аналізуючи попит та наявні запаси ви зробите оптимальні замовлення, закупите найбільш очікувані позиції та відмовитесь від тих, що не відповідають попиту.
- Оптимізація простору складу. Розмір складу = вартість складу. Тому з точним обліком товарів ви будете ефективніше використовувати кожен його метр. Інформація про розташування товарів та їх кількість допомагає організувати склад таким чином, щоб забезпечити легкий доступ до товарів та мінімізувати втрати часу під час підготовки замовлень.
- Аналітика та прийняття рішень. Облік товарів надає вам дані для аналізу різних позицій — ви розумієте, в чому найбільший попит ваших клієнтів, з ким з постачальників вам вигідніше працювати та на яких позиціях можна більше заробити. Здавалося б, просто таблиці? А ось ви вже зрозумієте тенденції ринку, сезонність продукту, оптимізуєте недоліки, використовуєте ресурси і приймаєте обґрунтовані рішення для покращення бізнесу. А значить, зростаєте як підприємець.
- Вдосконалення процесів: Облік товарів допомагає ідентифікувати недоліки та проблемні моменти в ланцюжку постачання. Так ви виявляєте ефективніші методи управління запасами, вдосконалюєте процеси доставлення та розподілення товарів.
Висновок: з товарним обліком ви керуєте бізнесом, а не він трапляється з вами
Складський облік — це складно?
І так, і ні. Складський облік може бути вимогливим і потребувати певних зусиль:
- Організація складу. Це означає логічну систему розміщення товарів, чіткі мітки та ідентифікаційні коди, а також документовані процедури для зберігання та переміщення товарів.
- Ведення записів. Щоб мати точний облік товарів, потрібно систематично оновлювати та записувати інформацію про всі вхідні та вихідні операції. Це включає прийом товарів, відвантаження, переміщення між складами та інші транзакції.
- Використання технологій. Використання спеціалізованих програмних засобів або автоматизованих систем управління складом може спростити процес обліку.
- Регулярні перевірки та ревізії. Це дозволяє виявляти можливі помилки, втрати або недоліки в процесах зберігання та обліку товарів.
- Тренінг персоналу: Компетентний персонал, який розуміє важливість складського обліку, може значно спростити процес.
Питання лише в тому, чи готові ви як підприємець витрачати купу робочого часу на подібні рутинні процеси або обираєте автоматизувати і делегувати цей процес, змістивши основний фокус на розвиток і масштабування бізнесу.
Оскільки облік товарів — щоденний, багатоаспектний процес, сучасні підприємці надають перевагу інструментам його автоматизації.
Excel чи спеціальна програма?
Ordage програма для обліку
Один з варіантів автоматизації обліку товарів — робота в ексель. Це універсальний інструмент — можна створити таблиці, розрахунки, графіки і діаграми, що дозволяють вам вести облік товарів на складі. Ексель має певні переваги: простота використання, широкі можливості для налаштування формул та функцій, наявність шаблонів для обліку.
Але…🤔 Excel — неспеціалізований продукт для обліку виробництва і складу. Він має обмеження. При розширенні бізнесу і збільшенні обсягів товарів, Excel може стати непрактичним. Ручне введення даних з паперових та електронних накладних (а з ним і похибка на людський фактор), розрахунки та аналіз можуть займати багато часу і зусиль.
Було б прикро, якби після кількагодинного формування звітності виявилося, що в бодай одній клітинці опинилася помилкова інформація і тепер її треба знайти? А якщо таких помилок 5? Чи 15?
Крім того, Excel не забезпечує автоматичну синхронізацію даних, що також призводить до неточностей у обліку.
Але є і добрі новини! Великого бізнесу б просто не існувало, якби весь час на його розвиток займали суто розрахунки в ексель!
То ж, на ринку з’явилося безліч спеціалізованих програм для складського обліку. Вони створені для автоматизації обліку товарів та управління запасами, надають широкі можливості введення даних, відстеження руху товарів, генерації звітів, аналітики, автоматичної синхронізації даних та багато іншого.
Серед основних переваг:
1. Ефективність: програми для обліку товару пропонують швидку та ефективну обробку даних, що дозволяє значно заощадити час і зусилля.
2. Точність: завдяки автоматичній синхронізації та мінімуму ручного втручання, програми забезпечують високу точність обліку товарів.
3. Функціональність: спеціалізовані програми надають розширені функціональні можливості, які допомагають вам здійснювати аналіз запасів, прогнозувати попит, керувати постачанням та багато іншого.
4. Масштабованість: програми для складського обліку легко масштабуються, що дозволяє їм працювати з різними розмірами підприємств і обсягами товарів.
5. Інтеграція: деякі спеціалізовані програми можуть бути легко інтегровані з іншими системами управління, такими як програми обліку фінансів, електронні майданчики тощо, що дозволяє забезпечити єдиний потік даних і оптимізувати бізнес-процеси.
Здавалося б, можна видихнути. Але на цьому етапі підприємцю треба знайти програму, що закриває САМЕ ЙОГО пул питань.
Висновки: Якщо ви тільки починаєте і маєте невеликий обсяг товарів, Excel може бути прийнятним варіантом для початку ведення товарного обліку. Проте, зростання бізнесу та збільшення обсягів товарів вимагають більш ефективних інструментів, що забезпечують автоматизацію та точність у обліку.
Ordage як інструмент складського обліку: кому, для чого і навіщо.
Ми створили зручний інструмент для підприємців та їх працівників, що містить все необхідне для ефективного обліку товарів з метою дати можливість підприємцям комфортно організовувати рутинні процеси в своєму улюбленому бізнесі та фокусуватись на результаті.
Ordage підходить:
Якщо ви маєте фізичний чи онлайн-магазин, продаєте товари та маєте купу постачальників і клієнтів, Ordage допоможе зібрати це все в одній системі та вести облік якісно.
- Виробникам товарів
Якщо ви маєте власне виробництво товарів, Ordage допоможе з обліком матеріалів, вирахуванням собівартості та оплат працівникам за роботу.
Якщо ви маєте будівельну компанію чи команду, яка працює з кількома обʼєктами, в Ordage ви зможете вести облік матеріалів та інструментів по обʼєктах та контролювати розрахунки з кожним замовником.
Чому наші клієнти обирають Ordage? Відполвідь проста - через його можливості:
- Всі ваші товари та склади в системі - робіть переміщення, отримання, списання та відвантаження, щоб бачити реальні залишки та керувати ресурсами.
- Контроль залишків товарів Ціни, артикули, штрихкоди, описи та найменування товарів в одному місці.
- Контроль ресурсів для виробництва. Створюйте збірки та розбірки, контролюйте наявність матеріалів, вираховуйте собівартість та плануйте закупки.
- Розрахунки з контрагентами. Робіть звірки та майте точну інформацію про розрахунки з постачальниками та клієнтами.
Спробуйте Ordage протягом 14 днів безкоштовно
Якщо у вас виникли запитання щодо обліку товарів або можливостей, які Ordage може надати саме вашому бізнесу, без вагань звертайтесь до нас! Отримайте безкоштовну консультацію від нашого спеціаліста - https://ordage.com/konsultaciya-specialistom-ordage
Ми завжди поруч і раді допомогти вам у всьому спектрі питань товарного, складського та виробничого обліку. Бажаємо успіху у веденні обліку товарів на вашому підприємстві! 😉